Una buena factura lleva numeración correlativa, todos los datos obligatorios, el IVA y la retención bien calculados, y se emite a tiempo. Si además usas un programa de facturación adaptado a Verifactu y guardas copia de todo, evitas casi todos los problemas de los autónomos nuevos.

En esta guía encontrarás qué debe incluir una factura, 10 consejos prácticos para facturar sin errores, un ejemplo con números y las novedades que te afectan.

Qué debe llevar una factura

Para que una factura sea válida y tu cliente pueda deducirse el IVA, debe incluir como mínimo:

1. Número de factura (y serie, si la usas), correlativo y sin saltos.
2. Fecha de expedición. Y la fecha de la operación, si es distinta.
3. Tus datos: nombre y apellidos, NIF y domicilio.
4. Los datos del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio.
5. Descripción del servicio o producto y su precio.
6. Base imponible, es decir, el importe antes de impuestos.
7. Tipo de IVA aplicado y la cuota resultante (o la mención de que la operación está exenta).
8. Retención de IRPF, si procede.
9. Total a pagar.

Las facturas simplificadas (los tickets), que se pueden usar en ventas de importe reducido, llevan menos datos. Para trabajos profesionales entre empresas, usa siempre la factura completa.

10 consejos de facturación para principiantes

1. Numera tus facturas de forma correlativa

Empiézalas en 1 (o en 2026-001) y sigue sin saltarte números. Un hueco en la numeración es lo primero que levanta sospechas en una inspección. Si quieres separar tipos de factura, usa series distintas, cada una con su propio orden.

2. Emite la factura a tiempo

La regla general es expedirla en el momento de la operación. Cuando tu cliente es empresario o profesional, tienes como máximo hasta el día 16 del mes siguiente. No esperes al final: cuanto antes factures, antes cobras.

3. Pide los datos fiscales del cliente antes de empezar

Necesitas su nombre o razón social, NIF y domicilio. Pedirlos al aceptar el encargo te evita retrasos y facturas rectificadas.

4. Comprueba el IVA y la retención

Para la mayoría de servicios, el IVA es del 21 %. Si eres profesional y facturas a una empresa u otro autónomo, normalmente aplicas una retención de IRPF del 15 %, o del 7 % si estás en tus primeros tres años de actividad y cumples las condiciones. Si facturas a un particular, no se aplica retención.

5. Describe bien el servicio

Evita descripciones vagas como «trabajos varios». Indica qué hiciste, el periodo o las horas y el precio. Es más fácil de justificar y evita discusiones.

6. Fija las condiciones de pago

Indica el IBAN, la fecha de vencimiento y la forma de pago. Si no pactas nada con otra empresa, el plazo legal general es de 30 días, y el máximo que se puede acordar son 60 días. Si tu cliente se retrasa, puedes reclamar intereses de demora.

7. Usa un programa de facturación adaptado a Verifactu

Verifactu es el sistema de Hacienda para que las facturas queden registradas de forma inalterable, con un código QR. Para los autónomos será obligatorio a partir del 1 de julio de 2027, tras el aplazamiento aprobado por el Gobierno.

Hasta esa fecha puedes seguir con tu sistema actual, pero si empiezas ahora y vas a comprar un programa nuevo, que sea uno ya adaptado: el software que se adquiere desde julio de 2025 debe cumplir los requisitos. Una hoja de cálculo con numeración y fórmulas automáticas se considera también sistema de facturación.

8. Guarda copia de todas tus facturas

Conserva las emitidas y las recibidas, ordenadas por fecha. A efectos fiscales, como mínimo cuatro años, y hasta seis si estás sujeto a las obligaciones del Código de Comercio. Si las guardas en formato digital, haz copias de seguridad.

9. No borres ni modifiques una factura emitida

Si te equivocas, no la edites: emite una factura rectificativa que corrija la original. Así queda constancia de todo y la numeración se mantiene intacta.

10. Separa el IVA y el IRPF desde el primer día

El IVA que cobras en cada factura no es tuyo. Guárdalo en una cuenta aparte, junto con una parte del beneficio para el IRPF. Tienes más detalle en nuestra guía básica de IRPF e IVA.

Ejemplo de factura con números

Imagina que eres diseñador freelance y facturas 1.000 € a una empresa por un proyecto.

Concepto	Importe
Base imponible	1.000,00 €
IVA 21 %	+ 210,00 €
Retención IRPF 15 %	− 150,00 €
Total a cobrar	1.060,00 €

Si aplicas la retención reducida del 7 %, la retención sería de 70 € y el total a cobrar de 1.140 €. En ambos casos, tu cliente ingresa la retención a Hacienda a tu nombre, y tú ingresas el IVA cobrado en tu modelo 303 trimestral.

Errores comunes al facturar

• Facturar sin estar dado de alta en Hacienda y en la Seguridad Social.
• Saltarte números o repetirlos.
• Olvidar la retención cuando corresponde, o aplicarla a un particular.
• Datos del cliente incompletos o con el NIF incorrecto.
• Editar una factura ya enviada en lugar de rectificarla.
• Emitir tarde, acumulando facturas al final del trimestre.
• No reclamar los impagos hasta pasados muchos meses.

Preguntas frecuentes

¿Puedo facturar con Word o Excel? Hasta que Verifactu sea obligatorio puedes seguir con tu sistema actual, pero a largo plazo es mejor usar un programa adaptado. Una plantilla con numeración automática ya se considera sistema de facturación.

¿Cuánto tiempo tengo para emitir una factura? Lo ideal es hacerlo en el momento. Si tu cliente es empresario o profesional, como máximo hasta el día 16 del mes siguiente a la operación.

¿Qué hago si me equivoco en una factura? Emite una factura rectificativa que la corrija. No borres ni cambies la original.

¿Tengo que poner IVA a clientes de otros países? Depende de dónde esté el cliente y de si es empresa o particular. Estas operaciones tienen reglas propias, así que consulta antes de facturar.

¿Puedo facturar antes de estar dado de alta? No. Primero debes completar el alta en Hacienda y en la Seguridad Social.

Conclusión

Facturar bien se reduce a unos hábitos sencillos: numeración correlativa, datos completos, IVA y retención correctos, emisión a tiempo y copia de todo. Elige desde el principio un programa adaptado a Verifactu y aparta el IVA el mismo día que cobras.

Los plazos, tipos y obligaciones de facturación pueden cambiar y dependen de tu actividad. Verifica los datos vigentes en la Agencia Tributaria. Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento personalizado.

Fuentes consultadas (octubre de 2026): Infoautónomos: Verifactu, cuándo es obligatorio, TeamSystem: Verifactu y plazos de 2027, El Independiente: calendario de Verifactu.